いまさら聞けない「メディアキャラバン」とは？広報担当が知っておきたい5つのステップと注意点
広報の重要な仕事の１つが「メディアキャラバン」です。メディアキャラバンとは、一言でいうとメディアに自社の商品・サービス売り込む営業活動のことです。メディアとの繋がりがない企業にとってメディアキャラバンは、必要不可欠な業務になります。この記事では、メディアキャラバンがもたらす効果と5つのステップについてご紹介します。
この記事を読むと
・メディアリレーションとの違い
・メディアキャラバンのやり方
・メディアキャラバンの注意点
が分かります。
いまさら聞けないメディアキャラバンとは？
メディアキャラバンとは、企業の広報担当がメディア担当者にアポイントをとって自社の商品・サービスを売り込む広報においての営業活動のことです。商品サンプルや提案資料を用意して、メディアに直接売り込みをします。
また、メディア担当者に直接クローズドな情報ニーズや、興味関心ごとなどをヒアリングできる機会でもあるため、広報活動において非常に重要な業務です。現在ではテレワークが普及しており、オンラインでのメディアキャラバンが一般的になってきています。
メディアリレーションとの違い
よく混同される言葉として「メディアリレーション」があります。メディアリレーションとは、メディアとの関係構築全体の総称であり、メディアキャラバンもメディアリレーションに内包されます。メディアキャラバンはメディアリレーションの一部ということを覚えておきましょう。
メディアキャラバンの重要性
メディアキャラバンは広報活動において、メディア担当者に直接自社の商品・サービスを提案する重要な業務です。広報の成果がメディアキャラバンで決まると言っても過言ではありません。そのため、メディア情報のキャッチアップや自社状況の把握など入念な準備をしましょう。
メディアキャラバンの6つのステップ
では実際にメディアとのアポイントが取れたあと、どのようにメディアキャラバンをするのか。ここでは6つのステップに分けてご紹介します。メディアとのアポイントの取り方はこちらの記事で解説しているので、よろしければご覧ください。
STEP1：情報収集
まず最初に情報収集から始めます。ここでは、世の中のトレンド・社内の情報・商品サービスの特徴・アポイントをいただいたメディアの記事・競合のプレスリリースの情報をできるだけ集めてください。集めた情報を整理しGoogleのスプレッドシートなどにまとめておくと、あとで確認しやすいのでオススメです。
STEP2：ネタ作り
集めた情報を元にメディアに提案するネタを作成します。「世の中のトレンド × 自社商品・サービスにしかない特徴（USP）」を意識してネタを作るとメディアに取り上げられやすくなります。例えば老舗の和菓子店の場合、バレンタインの時期に「バレンタインでチョコをもらえなかった人限定で100年続く自家製あんこをプレゼントします」などのネタを提案すると良いでしょう。
STEP3：提案資料作り・商品サンプルの用意
提案するネタが決まったら、必要な資料やサンプルの用意をします。先ほどの例であれば、実際にプレゼントする商品の準備やプレゼント企画の内容を記した資料を作成します。この際、いかにメディアに取り上げるメリットがあるかを訴求する内容にすることがポイントです。
STEP4：キャスティング
意外と見落としがちなのが同席者のキャスティングです。1人で提案できる場合は構いませんが、少しでも出演確率を上げるために重要なステップです。中小企業の場合は会社のことをよく理解している社長や役員を同席させるとよいでしょう。その他、企画の発案者や商品の開発者など必要に応じてスケジュールを抑え、キャスティングしてください。
STEP5：メディアキャラバン
メディアキャラバンの前日には、必要な資料は多めに用意する・プレゼンの練習をする・メディアのコンセプトに合った服を用意するなど、当日にリラックスして望めるよう可能な限りリスクヘッジをしておきましょう。メディアキャラバンの際は、常に相手の目線に立ってプレゼンすることを心がけてください。
STEP6：お礼メールとアフターフォロー
メディアはスピードが命ですので、メディアキャラバンが終わったら必ずその日中にお礼メールを送ってください。そうすることで、今後もスムーズにコミュニケーションが取れる人という印象を与えることができます。
メディアキャラバンの注意点
メディアキャラバンの際に注意することは、「メディアにとって取り上げるメリットがあるか」ということです。メディアは見てくれた人が面白いと思うかどうかを大切にしています。相手の目線に立ってプレゼンをするように心がけましょう。
また、「宣伝色の強い提案になっていないか」という点も注意してください。取り上げられたい気持ちは十分わかりますが、あまりにも宣伝色が強いとメディアの担当者に「会うメリットがない」を思われ、会ってもらえなくなる可能性があります。あくまで、メディアの立場に立って、取り上げることで双方にメリットがある提案になっているかを意識してください。
メディアは関係性が命！？凄腕広報がしている3つのこと
メディアは村社会です。関係性のある企業から公開前のネタを募集したり、付き合いのあるPR会社など信頼のあるところから優先的に情報収集をします。ここでは、関係性を構築するために、凄腕広報がしている3つのことをご紹介します。
①泥臭くアポイント取りをしている。
メディアキャラバンは広報の営業活動です。営業をするためにはまずアポントを取らないと始まりません。どんなに凄腕の広報担当でも、まず最初はアポイントを取るために、メディアリストを作って1日に何十件もテレアポをしたり、何度も足繁くメディアの元に通っています。
②会社の情報を把握しキーマンを動かすことが出来る。
広報担当は会社の顔です。凄腕広報はメディアから質問された際に答えられないことがないというくらい会社のことを理解しています。もし答えられなくても、答えられない理由を述べて対応します。また、必要とあれば社長や責任者のスケジュールを抑えてメディアとの顔合わせをセッティングするなど社内のキーマンを動かすことができます。
③アフタフォローをしっかりしている。
メディアとの良好な関係性を築くには、メディアキャラバン後の対応も重要になります。お礼メールを当日に送るのはもちろんのこと、中にはプライベート情報をキャッチして贈りものをしたり、個別にお誘いをしたりなどなど関係性構築のために相手のためにありとあらゆることをされている方もいらっしゃいます。特に季節の変わり目には、挨拶とともにネタを送るなど相手の目線にたった行動をしています。
広報は華やかなイメージがありますが、裏には担当者の地道な努力があります。そのため、広報にかける時間がないという方は、まずはPR会社からの紹介や広報コンサルなどを使ってみるのも良いと思います。
メディアマッチングプラットフォームで効率的なメディアキャラバンを
いかがでしたでしょうか。メディアキャラバンは、メディア担当者に直接自社の商品・サービスを提案する重要な業務です。メディアとの最初の関係構築は簡単ではありませんが、一度メディアとの関係が構築できるとその後も定期にネタの募集を受けることもできるでしょう。
とはいえ、
「そもそもアポイントが取れない」
「人が足りていない」
「メディアキャラバンにかける時間もリソースもない」
など、課題はそれぞれ異なると思います。
弊社では、メディア側から直接メディア出演・取材依頼が届き、高確率でメディア出演が可能な「メディチョク」というサービスを提供してます。現在、多くのメディア関係者が利用しており、低コストで広報担当を設けずに広報活動を実現することも可能です。是非「メディチョク」を使って、効率的に自社の魅力をPRしてみませんか？
